Beheer van persoonlijke gegevens

Bescherming van persoonsgegevens

Dit beleid beschrijft hoe wij omgaan met de informatie die wij over u verzamelen wanneer u onze site (mariethiebaut.be) bezoekt.

Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking en wie is de verantwoordelijke voor de gegevensbescherming?

Bruno MICHAUX & Marie THIEBAUT, Notarissen associés verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar activiteiten.

Bruno MICHAUX & Marie THIEBAUT, Notarissen associés gevestigd te Sint-Michielslaan 78,1040 Etterbeek met ondernemingsnummer 0738.390.031, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het kantoor (hierna "het kantoor" genoemd). De verantwoordelijke voor de verwerking is de natuurlijke of rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

De Studie zet zich in voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Zij verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens met bijzondere zorg en in alle transparantie te beschermen en te verwerken, met strikte naleving van de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, in het bijzonder de Algemene verordening gegevensbescherminges (EU) 2016/679 (hierna de "GDPR" genoemd) en de Gedragscode van de Chambre nationale des notaires van 28 januari 2021 waarin bepaalde toepassingsmodaliteiten van de GDPR worden gespecificeerd.s d'application du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) pour les notaires (ci-après " Code de conduite ")

In overeenstemming met de RGPD en de Gedragscode heeft het kantoor een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, namelijk Privanot VZW. De functionaris voor gegevensbescherming kan gecontacteerd worden op het volgende e-mailadres: info@privanot.be, of per brief op het volgende adres: Privanot vzw, Rue de la Montagne 30, 1000 Brussel.

Door middel van dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens willen we u meer uitleg geven over hoe we omgaan met de persoonsgegevens die we bewaren. In dit beleid vindt u antwoorden op de volgende vragen:

• Wie is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?
• Waarom worden uw persoonlijke gegevens verwerkt?
• Wat is de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
• Welke persoonsgegevens worden door de studie verwerkt?
• Wat zijn de informatiebronnen?
• Aan wie kunnen uw persoonsgegevens worden meegedeeld?
• Wie zijn de onderaannemers van het onderzoek?
• Worden uw persoonlijke gegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?
• Hoe lang worden uw persoonlijke gegevens opgeslagen?
• Hoe wordt de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens gewaarborgd?
• Welke rechten heb je?

Informatie over de verwerking van persoonsgegevens van interne medewerkers in het kader van personeelszaken is te vinden in het arbeidsreglement van het bedrijf.

Waarom worden uw persoonlijke gegevens verwerkt?

Doeleinden - Het belangrijkste doel van het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is het waarborgen van de rechtszekerheid van transacties waarvan de notaris de authenticiteit garandeert, en het beheren van de dossiers die aan de notaris zijn toevertrouwd.

Daarnaast zijn de verwerkingen noodzakelijk om andere belangrijke taken en doelstellingen uit te voeren, namelijk :

• het beheer van de dossiers van het kantoor, met inbegrip van de verwerkingen die worden uitgevoerd voor en na de uitvoering van een authentieke akte, zoals de noodzakelijke opzoekingen en verificaties, evenals alle andere verwerkingen die nodig zijn voor de vervulling van de taken van de notaris als openbaar ambtenaar en de taken die hem door het publiek zijn toevertrouwd;
• administratief beheer van en toezicht op de dossiers van burgers, met inbegrip van facturering en boekhouding;
• het uitvoeren van de nodige verificaties en controles in het kader van de antiwitwaswetgeving;
• het waarborgen van de veiligheid van gebouwen, eigendommen, personeel en bezoekers door middel van camerabewaking;
• het optimaliseren van de navigatie op de website door het gebruik van cookies;
• het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid en diensten door gebruik te maken van feedback van burgers en statistische analyses van de activiteiten en diensten van het onderzoek met behulp van software;

Wat is de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Rechtmatigheid - De verwerking van persoonsgegevens door notarissen wordt als rechtmatig beschouwd als deze in de meeste gevallen noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de notaris is onderworpen of noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang waarmee de met de zaak belaste notaris binnen het kantoor is belast.

Persoonsgegevens worden door het kantoor verwerkt op basis van, maar niet beperkt tot, de volgende wetgeving:

• De wet van 25 Ventôse An XI houdende de organisatie van het notariaat;
• De wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten.

Daarnaast kan de rechtmatigheid van de verwerking ook gebaseerd zijn op het gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke voor de verwerking, zoals in het geval van het verbeteren van de klanttevredenheid of het beveiligen van het advocatenkantoor door middel van een bewakingscamera.

Ten slotte kan de rechtmatigheid van de verwerking gebaseerd zijn op de toestemming van de betrokkene, bijvoorbeeld wanneer niet-functionele cookies worden gebruikt op de website van het onderzoek.

Welke persoonsgegevens verwerkt het onderzoek?

Afhankelijk van de diensten die u aanvraagt, kan het onderzoek de volgende persoonsgegevens verwerken:

• identificatiegegevens (naam, voornaam, burgerlijke staat, nationaal registratienummer, geboorteplaats en -datum, enz;
• contactgegevens (postadres, e-mailadres, telefoonnummer, enz.);
• economische en financiële gegevens (bankrekeningnummer, enz.);
• gegevens met betrekking tot rechtsbevoegdheid
• gegevens met betrekking tot beroepsactiviteiten
• gegevens met betrekking tot binnen het bedrijf uitgevoerde handelingen;
• gegevens met betrekking tot je familie, sociale, fiscale of andere gegevens die de notaris moet verzamelen uit officiële bronnen en administraties met betrekking tot jou;
• videobewakingsbeelden;
• gegevens met betrekking tot de kwaliteit/tevredenheid van de geleverde diensten.

Wat zijn de informatiebronnen?

Als openbaar ambtenaar is de notaris verplicht om persoonsgegevens over jou te verzamelen en te gebruiken om zijn activiteiten uit te voeren.

Uw persoonsgegevens zijn afkomstig van

• uzelf of uw wettelijke vertegenwoordiger;
• authentieke gegevensbronnen die strikt onderworpen zijn aan specifieke wetgeving, zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank van Sociale Zekerheid, het Centraal Erfregister, het Centraal Register van Persoonsgegevens, enz.
• Centraal Register van Nalatenschappen, Centraal Register van Samenlevings- en Huwelijkscontracten, enz;
• officiële instanties die gemachtigd zijn gegevens te verstrekken aan notarissen in het kader van hun publieke taken;
• beelden gefilmd door een of meer videobewakingscamera's.

Aan wie kunnen uw persoonsgegevens worden meegedeeld?

De persoonsgegevens die door het bedrijf worden verwerkt, kunnen worden meegedeeld aan derden ("ontvangers"), afhankelijk van de context van de verwerking, en in het bijzonder :

• aan wettelijk bevoegde partners, zoals overheidsdiensten en notariële instellingen, voor de opslag van afschriften van akten en hun metadata in het kader van elektronische registratie en voor de registratie van uw gegevens in de centrale registers van het notariaat (bijv. het Centraal Contractenregister voor Notarissen). bijv. het centraal register van huwelijkscontracten, het centraal register van volmachtcontracten, het centraal register van verklaringen inzake de benoeming van een bewindvoerder of een vertrouwenspersoon, enz.)
• aan de Fédération Royale du Notariat belge vzw, voor gegevens met betrekking tot onroerende goederen met het oog op de opname ervan in een notariële databank die bestemd is voor gebruik door het notariaat.Het doel van deze databank is statistieken te genereren en notarissen in staat te stellen de waarde van onroerend goed te schatten tijdens de uitoefening van hun functie;
• de Provinciale Kamer van Notarissen die bij uw zaak betrokken is en/of de Nationale Kamer van Notarissen (bijv. in het kader van hun boekhoudkundige controletaken of in het kader van de preventie en bestrijding van witwaspraktijken);
• andere notarissen die bij uw zaak betrokken zijn (bijv. in verband met de verkoop van onroerend goed);
• het staatsarchief voor het bewaren van dossiers, notulen en testamenten;
• de banken die bij je zaak betrokken zijn;
• deregisteraccountant/belastingadviseur die de rekeningen van het kantoor beheert;
• onderaannemers voor het beheer en de continuïteit van het kantoor, zoals softwareleveranciers voor het opstellen van akten.

Wie zijn de onderaannemers van het kantoor?

Een verwerker is een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan dat persoonsgegevens verwerkt namens de Studie.

De studie maakt met name gebruik van de volgende categorieën verwerkers:

• hardwareleveranciers ;
• softwareleveranciers, bijvoorbeeld voor bestandsbeheer en boekhouding;
• leverancier van servers/back-ups
• leverancier van videobewakingscamera's;

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

In principe worden uw persoonlijke gegevens niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (hierna "EER" genoemd).

In het geval dat uw persoonlijke gegevens worden doorgegeven naar landen buiten de EER, worden uw gegevens echter niet doorgegeven buiten de EER.buiten de EER en de Europese Commissie heeft geoordeeld dat het land waarnaar de gegevens worden doorgegeven geen beschermingsniveau biedt dat verenigbaar is met de EER.Mochten uw persoonsgegevens desondanks worden doorgegeven naar landen buiten de EER en de Europese Commissie heeft geoordeeld dat het land waarnaar de gegevens worden doorgegeven geen passend beschermingsniveau biedt, dan zal de Studie zich inspannen om uw persoonsgegevens te beschermen door extra waarborgen te bieden (bijvoorbeeld door het aangaan van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen, door het aannemen van bindende bedrijfsregels, enz.)).

Hoe lang worden uw persoonlijke gegevens bewaard?

In overeenstemming met het principe van beperking van de opslag van persoonlijke gegevens, mogen de hierboven genoemde gegevens slechts zo lang worden opgeslagen als nodig is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld.In overeenstemming met het principe van de beperking van het bewaren van persoonlijke gegevens, mogen de hierboven genoemde gegevens alleen zo lang worden bewaard als nodig is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn bedoeld, in overeenstemming met de specifiek toepasselijke wetten en de verjaringstermijnen voor commerciële en persoonlijke claims. De bewaartermijnen hieronder komen overeen met de bewaartermijnen die zijn aangegeven in het register van verwerkingsactiviteiten van het onderzoek.

De bewaartermijnen variëren afhankelijk van de aard van de betreffende documenten, d.w.z. :

• de cliëntendossiers van burgers worden bewaard zolang de burger niet heeft gekozen voor een andere notaris, en worden bewaard gedurende maximaal het hele leven van de burger om adviesdiensten te kunnen verlenen (in overeenstemming met artikel 9 van de wet Ventôse An XI houdende de organisatie van het notariaat) ;
• dossiers worden tot 30 jaar na sluiting bewaard voor bewijsdoeleinden (in overeenstemming met artikel 3.27 van het nieuwe Burgerlijk Wetboek);
• de notulen worden bewaard tot 75 jaar na de ondertekening van de akte en worden daarna overgebracht naar het staatsarchief (in overeenstemming met artikel 62 van de wet Ventôse An XI houdende organisatie van het notariaat);
• de boeken (boekhouding) worden bewaard tot 30 jaar na het einde van het boekjaar;
• de rekeningafschriften worden bewaard gedurende 30 jaar na het einde van het betreffende boekjaar;
• persoonsgegevens die vallen onder de wet op het witwassen van geld worden gewist na een bewaartermijn van 10 jaar (in overeenstemming met artikelenartikelen 60 en 62, lid 1 van de wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten);
• camerabeelden worden maximaal één maand bewaard (in overeenstemming met artikel 6 van de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de installatie en het gebruik van bewakingscamera's) ;
• persoonlijke gegevens die worden verwerkt voor het beheer van websites worden bewaard zolang als nodig is om het beoogde doel te bereiken;

Hoe worden de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens gegarandeerd?

Het bedrijf neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Daarnaast zorgt het bedrijf ervoor dat het de beveiligingsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens hanteert die zijn opgenomen in de Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021.

Er worden beveiligingsmaatregelen genomen om het verlies, de vernietiging, de wijziging of de ongeoorloofde bekendmaking van door het kantoor verzonden, opgeslagen of verwerkte persoonsgegevens te voorkomen. persoonsgegevens die zijn verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt, of onbevoegde toegang tot dergelijke gegevens.

Het notariskantoor zorgt er met name voor dat :

• de toegang tot gebouwen die gegevensdragers bevatten beperkt is tot bevoegde personen ;
• de serveromgeving goed beveiligd is
• persoonsgegevens veilig worden opgeslagen en vernietigd
• werknemers en onderaannemers veilige toegang krijgen tot de gegevens die nodig zijn om het beoogde doel te bereiken;
• er een voor alle leden van de Studie geldende procedure voor de melding van inbreuken in verband met persoonsgegevens van kracht is;
• er een procedure is voor het beheer van de rechten van betrokkenen die van toepassing is op alle leden van de studie
• er een informatiebeveiligingsbeleid bestaat dat toegankelijk is voor alle leden van de studie
• de leden van de studie op de hoogte zijn van de RGPD;
• technische beveiligingsmaatregelen, zoals firewalls, antivirussoftware en regelmatige beveiligingsupdates, worden toegepast.

Deze maatregelen worden regelmatig gecontroleerd en na een audit beoordeeld door de bovengenoemde functionaris voor gegevensbescherming.

Het kantoor heeft, in overeenstemming met Artikel 28 van de RGPD en Artikel 2 van de Ethische Code van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021, een onderaannemingsovereenkomst ondertekend met de verschillende onderaannemers die het gebruikt.

Wat zijn jouw rechten?

Onder de RGPD heb je een aantal rechten als persoon die getroffen wordt door de verwerking van je persoonsgegevens door het kantoor.

Afhankelijk van de omstandigheden en op voorwaarde dat de verantwoordelijke voor de verwerking zijn wettelijke verplichtingen nakomt en zijn taken van algemeen belang vervult, heb je de volgende rechten:

• Recht op informatie: u hebt het recht om te weten, onder andere, welke persoonsgegevens de studie over u verwerkt, de doeleinden van deze verwerking, hoe lang deze gegevens worden bewaard, enzovoort ;
• Recht op toegang: u hebt het recht om uw persoonsgegevens die het bedrijf bewaart en verwerkt, in te zien en te laten meedelen;
• Recht op rectificatie: u hebt het recht om rectificatie te verkrijgen van onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens die op u betrekking hebben;
• Recht op wissen: u hebt het recht om vernietiging te vragen van uw persoonsgegevens die door het bedrijf worden verwerkt;
• Recht op beperking van de verwerking : u hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist;
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u hebt het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en aan een derde partij door te geven;
• Recht op bezwaar: u hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het notariskantoor.

U kunt uw rechten rechtstreeks uitoefenen bij het notariskantoor per e-mail info@mtnotaires.be of per brief Sint-Michielslaan 78, 1040 Etterbeek of bij de functionaris voor gegevensbescherming per e-mailinfo@privanot.be.

Ten slotte kunt u, als u vindt dat uw rechten niet worden gerespecteerd in overeenstemming met de RGPD, een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Pressestraat 35, 1000 Brussel of via hun website https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citizen ).

Technische en organisatorische maatregelen

De creatie, de beveiliging en het onderhoud van onze site is toevertrouwd aan een gespecialiseerde partner: Ricochet Consult 2.0 SRL.
Wij gebruiken de hoogste normen op het gebied van encryptie, antivirus, firewalling en antidos.
De hosting wordt verzorgd door een volledig toegewijde infrastructuur, die noch haar middelen noch haar gegevens deelt.
De publiek toegankelijke versie van onze site is volledig statisch, waardoor deze vrijwel onkwetsbaar is voor aanvallen van buitenaf.
Alle gegevens die via onze site worden verzameld, worden volledig geanonimiseerd.
Onze medewerkers en die van onze onderaannemers die toegang hebben tot persoonlijke gegevens zijn contractueel gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

Cookies

Wij gebruiken cookies. Een cookie is een identificatiecode die tijdelijk op uw computer wordt opgeslagen wanneer u een website bezoekt. Dankzij deze identificatie kan een website uw surfervaring personaliseren, van de ene pagina op de andere, van de ene dag op de andere, van de ene maand op de andere, enz. Cookies kunnen ook worden gebruikt om u te volgen, zelfs wanneer u een site verlaat voor een andere! Wij gebruiken dit soort cookies niet. Voor ons worden cookies voornamelijk gebruikt voor verkeersstatistieken en om chatgesprekken te volgen.